Operations Assistant

IT8Pflugerville, TX, US

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Job Description

Salary :

Employment opportunity at IT8, your engineering partner.

At IT8 we offer a high quality service to bring engineering projects to life. Our 20 years of experience in the automotive and logistics sectors make us the ideal partner to develop and implement strategic technical projects worldwide. Our team of experts - based in the United States, Mexico, Spain, Germany and India - provides professional service and tailor-made solutions with high-quality standards.

Vacancy : Operations Assistant.

Location : Pflugerville,Texas, USA (On - site)

We are a leading engineering company looking for a skilled Operations Assistant,

Support the seamless functioning of the organization by enabling the effective execution of operational and project-related activities through reliable administrative and logistical coordination.

Key responsibilities :

Maintain and update operational records. Keep accurate and up-to-date records of daily operations, schedules, and meetings to ensure smooth workflow and effective communication.
Identify operational needs. Collaborate closely with the Operations and Project Management teams to identify requirements and support efficient project execution.
Manage professional travel and vehicle allocation. Oversee business trips of company professionals, coordinate the allocation and use of company vehicles, rental cars, and housing arrangements.
Incident resolution on-site. Address and resolve any issues affecting professionals during the delivery of their services at client or project sites, ensuring minimal disruption.
Liaise with suppliers. Communicate with various suppliers to confirm service availability and ensure services meet company standards and needs.
Invoice management and reporting. Generate, monitor, and report invoices related to operations, maintaining accurate financial records and supporting budget control.
Actively participate in the monitoring and continuous improvement activities of the system as well as the implementation of the requirements.

What will you need to succeed as a Operations Assistant?

Desired formation : Administrative, secretariat, Administrative Business management or similar.

Experience : 2-3 years.

Software :

MS Office.

CRM management.

Languages : English (Advanced)

Spanish (Advanced)

Others :

Strong organizational, planning and prioritization skills.

Excellent communication and interpersonal skills.

Attention to detail and precision throughout the work.

What do we offer?

Great opportunity to join a dynamic project with high growth potential worldwide.

Competitive compensation package.

Flexibility, teamwork and a great working environment.

Pleasant work space, break area, fresh fruit, beverages, etc.

Does this sound like an interesting position?

We look forward to receiving your application. You can register on this portal, we will be able to evaluate your application and give you feedback in the coming weeks.

IT8 is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion in the workplace. We prohibit discrimination and harassment on the basis of race, color, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, genetic information, pregnancy or any other characteristic protected by law. This policy applies to all employment practices within our organization, including hiring, recruitment, promotion, termination, layoff, recall, recall, leave of absence, compensation, benefits, training and learning.

Oportunidad de empleo en IT8, su socio en ingeniera.

En IT8 ofrecemos un servicio de alta calidad para dar vida a proyectos de ingeniera. Nuestros 20 aos de experiencia en los sectores de automocin y logstica nos convierten en el socio ideal para desarrollar e implementar proyectos tcnicos estratgicos en todo el mundo. Nuestro equipo de expertos -con sede en Estados Unidos, Mxico, Espaa, Alemania e India- ofrece un servicio profesional y soluciones a medida con estndares de alta calidad.

Vacante : Asistente de Operaciones.

Ubicacin : Pflugerville,Texas, EE.UU. (Presencial)

Somos una empresa lder en ingeniera que busca un Asistente de Operaciones cualificado, Apoyar el perfecto funcionamiento de la organizacin permitiendo la ejecucin eficaz de las actividades operativas y relacionadas con los proyectos a travs de una coordinacin administrativa y logstica fiable.

Responsabilidades clave :

Mantener y actualizar los registros operativos. Mantener registros precisos y actualizados de las operaciones diarias, los horarios y las reuniones para garantizar un flujo de trabajo fluido y una comunicacin eficaz.

Identificar las necesidades operativas. Colaborar estrechamente con los equipos de Operaciones y Gestin de Proyectos para identificar los requisitos y apoyar la ejecucin eficaz de los proyectos.

Gestionar los viajes profesionales y la asignacin de vehculos. Supervisar los viajes de negocios de los profesionales de la empresa, coordinar la asignacin y el uso de vehculos de la empresa, coches de alquiler y alojamiento.

Resolucin de incidencias in situ. Abordar y resolver cualquier problema que afecte a los profesionales durante la prestacin de sus servicios en las instalaciones del cliente o del proyecto, garantizando una interrupcin mnima.

Enlace con los proveedores. Comunicarse con los distintos proveedores para confirmar la disponibilidad de los servicios y garantizar que cumplen las normas y necesidades de la empresa.

Gestin de facturas e informes. Generar, supervisar e informar sobre las facturas relacionadas con las operaciones, manteniendo registros financieros precisos y apoyando el control presupuestario.

Participar activamente en las actividades de seguimiento y mejora continua del sistema, as como en la aplicacin de los requisitos.

Qu necesitars para tener xito como Asistente de Operaciones?

Formacin deseada : Administrativo, Secretariado, Gestin Administrativa de Empresas o similar.

Experiencia : 2-3 aos.

Programas informticos :

MS Office.

Gestin CRM.

Idiomas :

Ingls (Avanzado)

Espaol (Avanzado)

Otros :

Fuertes habilidades de organizacin, planificacin y priorizacin.

Excelentes habilidades de comunicacin e interpersonales.

Atencin al detalle y precisin en todo el trabajo.

Qu ofrecemos?

Gran oportunidad de unirse a un proyecto dinmico con gran potencial de crecimiento en todo el mundo. Paquete retributivo competitivo. Flexibilidad, trabajo en equipo y un gran ambiente de trabajo. Agradable espacio de trabajo, zona de descanso, fruta fresca, bebidas, etc.

Te parece un puesto interesante?

Esperamos recibir su solicitud. Puedes registrarte en este portal, podremos evaluar tu candidatura y darte feedback en las prximas semanas. IT8 es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y est comprometida con la diversidad y la inclusin en el lugar de trabajo. Prohibimos la discriminacin y el acoso por motivos de raza, color, sexo, religin, orientacin sexual, origen nacional, discapacidad, informacin gentica, embarazo o cualquier otra caracterstica protegida por la ley. Esta poltica se aplica a todas las prcticas de empleo dentro de nuestra organizacin, incluyendo la contratacin, seleccin, promocin, despido, reincorporacin, excedencia, compensacin, beneficios, formacin y aprendizaje.

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Assistant Operation • Pflugerville, TX, US