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E-COMMERCE ADMINISTRATIVE ASSISTANT

E-COMMERCE ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Tootsies Inc.CORPORATE, Houston, TX, US
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Responsible for providing administrative and operational support to enhance the e-commerce customer shopping experience.

Essential Duties & Responsibilities :

Tootsies.com / Farfetch

  • Respond promptly to customer phone calls and email correspondence; provide product information efficiently (e.g., tracking numbers, order inquiries).
  • File claims for missing packages.
  • Direct Farfetch customers to their customer service team.
  • Work with Farfetch to create and execute product returns.
  • Collect and maintain U.S. addresses for Farfetch customers.
  • Mail out incorrect items delivered to the Houston location.
  • Ensure accurate and timely processing of Tootsies and Farfetch orders for Houston, Dallas, and Atlanta stores.
  • Manage Store 4 and Store 5 inventory on a weekly basis.
  • Handle go-backs of returned items, scanning for missed markdowns.
  • Respond promptly to company email correspondence.
  • Ensure all back areas are clean, organized, and well maintained.

Farfetch / Tootsies Order Fulfillment (provide backup as needed)

  • Proactively monitor and print online order requests for fulfillment throughout the shift.
  • Collect merchandise throughout the store and accurately match items to orders with speed and accuracy.
  • For Farfetch orders :  Once stock is located, transfer merchandise, ensure accurate processing in Runit / STORM, remove store security sensors, attach security tags, and print shipping documents.
  • For Tootsies e-commerce orders :  Once stock is located, ensure accurate processing in Sqquid, remove store security sensors, attach security tags, and print shipping documents.
  • Print shipping labels for e-commerce orders utilizing Sqquid.
  • Verify that all outgoing merchandise is in excellent condition and includes complete brand packaging and presentation.
  • Prepare and assemble containers for item shipment.
  • Verify that all outgoing merchandise is in excellent condition and have complete brand packaging / presentation.
  • Prepare / assemble containers for item shipment.

    • Return To Vendor (RTV) Process

  • Maintain the RTV log.
  • Follow up with stores to confirm that all requested merchandise is transferred.
  • Print the RTV report and confirm all merchandise is in Store 9 and in the RTV room; transfer items if necessary.
  • Organize, count, and remove tags from all RTV items.
  • Inform buyers of any missing merchandise that stores could not locate.
  • Bring tags and paperwork to Inventory Control for processing.
  • Pack and ship all merchandise to the vendor.
  • Send buyers the tracking information.
  • Send the buyers a weekly status update.

    • Qualifications :

  • Retail experience preferred.
  • Strong customer service skills and professionalism.
  • Friendly demeanor and professional appearance.
  • Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal.
  • Ability to work well independently and as part of a team.
  • Strong organizational skills and ability to prioritize tasks.
  • High level of attention to detail.
  • Ability to multi-task and problem-solve.
  • Flexibility to manage changing priorities.
  • Proficient computer skills, including Excel.
  • Willingness and ability to work a flexible schedule, including Saturdays.

    • Education :

  • High School education or equivalent.

    • Tootsies is an Equal Opportunity Employer.

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    Administrative Assistant • CORPORATE, Houston, TX, US